Planteamiento previo: cuando un directivo delega, ello no implica ordenar la ejecución de un trabajo dictando los procedimientos necesarios; tampoco significa quitarse trabajo de encima o desprenderse de tareas engorrosas o aburridas. Es preciso destacar que, al hacerlo, el directivo no se libera de las responsabilidades correspondientes: sólo se delega la autoridad, no la responsabilidad.
Si un directivo conoce y domina con precisión cuál es su autoridad y responsabilidad, según el cargo que desempeña, entonces estará en condiciones de saber cuáles tareas puede delegar con el fin de optimizar el aprovechamiento del tiempo y lograr una dirección exitosa.
Delegar es confiar en un subordinado la misión de alcanzar un objetivo, realizar una tarea o cumplir con un trabajo, brindándole autonomía o libertad en la forma de elegir los medios y el camino para conseguirlo.
Hay que delegar:
· CONFIANDO en la gente en quien se delega.
· COMPARTIENDO las responsabilidades del trabajo.
· Dando FACULTAD para tomar decisiones.
· Brindando la LIBERTAD de acción necesaria.
· Dando la AUTORIDAD necesaria.
Al delegar, el directivo consigue libertad para realizar aquellas tareas que sólo él puede y debe hacer. También contribuye a mejorar la eficiencia del equipo, puede dedicarse mejor a las funciones de dirección, hace más interesante el trabajo de los colaboradores y, además, prepara sustitutos capaces de funcionar en caso de ausencia o de relevo en puestos de mando en el largo plazo.
Un directivo debe delegar todo aquello que sus colaboradores puedan realizar como él o mejor, pero no puede transferir su responsabilidad ante el mando superior. Tampoco debe descuidar la formación de sus colaboradores, ni la disciplina ni la moral del grupo que dirige.
Se debe delegar en personas competentes y con disponibilidad de tiempo, si bien es necesario que ellas acepten libremente la responsabilidad conferida, pues ésta no se puede imponer. Además, al hacerlo es necesario tomar en cuenta la estructura jerárquica de la empresa o del área.
A partir de diferentes criterios, pueden enumerarse un conjunto de requisitos para delegar eficazmente la autoridad:
· Definir políticas de acción, objetivos y alcances.
·
· Establecer el mecanismo de control que sea necesario.
· Aprovechar los errores para aprender.
· Estimular los aciertos.
· Delegar de forma gradual, de tareas sencillas a responsabilidades más complejas.
· Hacer sentir al colaborador que se tiene confianza en él.
· Otorgarle la autoridad necesaria al colaborador.
· Asegurarse de que el colaborador acepte su papel y lo comprenda.
· Ofrecerle apoyo al colaborador en caso de necesitarlo.
· No interferir en el campo que se le ha confiado al colaborador.
· Aceptar que el colaborador pueda realizar el trabajo de una forma distinta a la propia.
Un directivo que desconoce las razones por las cuales no delega o lo hace muy poco puede analizar los siguientes elementos; entre ellos seguramente encontrará un buen motivo para realizar un cambio personal.
· Incapacidad de organizar su trabajo y de distinguir lo que puede y lo que no puede delegar.
· Por rutina continúa haciendo trabajos que realizaba cuando no era directivo.
· Falta de disciplina personal. Se prefiere hacer uno mismo el trabajo, en vez de dedicar el tiempo necesario para entrenar al colaborador. Si bien de esta forma se gana tiempo a corto plazo, a la larga perdemos.
· Orgullo y sobrevaloración propia. El directivo se imagina ser el único capaz de ejercer tal o cual actividad.
· Egoísmo. Se reserva para sí las tareas más interesantes.
· Temor de los de abajo, considerándolos como rivales. Para parecer indispensable impide a su personal que sepa demasiado.
· Temor de los de arriba, pues no quiere exponerse a los reproches de sus superiores.
A los directivos les resulta muy difícil delegar autoridad; quieren llevar a cabo las tareas más importantes, las más agradables o las de gran impacto con el fin de lograr futuros ascensos u otros méritos; sobre todo, no quieren perder el control. Un directivo que busque crear un clima de trabajo favorable delega todo lo necesario para conseguir un enfoque participativo de sus colaboradores así como para elevar la motivación. La premisa básica es: la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.
Referencias:
Profesor Luis Gómez
Profesor Kinick Kretner
