En cómo hacemos lo que hacemos cada día residen los motivos por los que no tenemos tiempo para nada. Los llamados “ladrones de tiempo” acaban haciéndonos perder un precioso tiempo que podríamos dedicar a usos más productivos, en lo personal y/o en lo profesional:
NO PLANIFICAMOS O PLANIFICAMOS MAL. No reconocer el valor de la planificación y la típica impaciencia para gestionar cualquier asunto de modo inmediato son las causas de una pobre planificación. Cuando no hay un plan de acción, las acciones que se acometen acaban desembocando en una improductiva utilización del tiempo que normalmente es crítico para que la tarea se pueda realizar de modo adecuado, eficaz y eficiente. Al final, las personas acaban por agobiarse al no contar con el tiempo necesario para desarrollar la tarea en cuestión.
TODO ES URGENTE, TODO ES UNA CRISIS. En la mayoría de los casos, todas estas típicas “crisis” tienen su origen en una mala o inexistente priorización de tareas. Cuando no se hace una distinción entre tareas URGENTES, IMPORTNTES e INNECESARIAS, es más que probable que las tareas NO importantes se lleven a acabo antes que las que sí lo son (que, en muchas ocasiones, ni se llegan a realizar). Por consiguiente, las personas acaban quejándose de que no tienen tiempo para las cosas importantes.
TENDENCIA A DEJAR LAS COSAS PARA DESPUÉS. Es fácil posponer cualquier acción o tarea para otro momento porque “ahora no toca”. El problema está en que las tareas se apilan, se pierden de vista y, al final, acaban convirtiéndose en una crisis que pudo haber sido fácilmente evitada. Este tipo de dilaciones se producen, habitualmente, cuando se quiere hacer todo al mismo tiempo y/o cuando las prioridades o no están definidas o están equivocadas. Es muy típico el estar haciendo algo y dejarlo por lo inmediato que se nos pida que hagamos, que volvemos a relegar tan pronto llega otra petición u otra necesidad por hacer cualquier otra cosa. Al final, el resultado es catastrófico.
INTERRUPCIONES. Normalmente, interrupciones y distracciones son el fruto de falta de planificación, escasa concentración y falta de control sobre el entorno que nos rodea. Hay un sinfín de formas en las que estas interrupciones se materializan: compañeros que pasaban por allí, llamadas de teléfono, correos electrónicos, reuniones no planificadas, poca comunicación entre compañeros / directivos, cadena de mando y autoridad poco clara, etc. A veces es recomendable trabajar en zonas donde haya menos posibilidades de ser molestado y avisar de que se está ocupado y no se debe ser molestado.
AUSENCIA DE DELEGACIÓN. Cuando no se delegan tareas o la autoridad para gestionarlas a otros, y uno quiere hacer todo por sí mismo, se acaba por hacer las cosas mal, tarde, no hacerlas y haber perdido el tiempo o el control sobre el mismo. Hay directivos que creen que sus subordinados no podrían hacer tal o cual tarea tan bien como ellos. Piensan que algo irá mal o no se hará bien si no son ellos quienes ejecuten la tarea. Al final, estos directivos acaban no dedicándole el tiempo necesario a los asuntos importantes como planificar a largo plazo porque, precisamente, no tienen tiempo para ello; siendo esto motivado por haber estado dedicando ese tiempo, precisamente, a operaciones y acciones del día a día, que deberían haberse delegado.
REUNIONES INNECESARIAS Y MAL ORGANIZADAS. Si se convoca una reunión sin una agenda específica y nada productivo resulta de ella, claramente, esa reunión fue innecesaria.
DESORGANIZACIÓN GENERAL. Los directivos y trabajadores pierden muchísimo tiempo, simplemente, por la desorganización en su empresa. Un entorno desorganizado impide que cada cuál sepa qué hacer, cuándo hacerlo, cómo hacerlo y a quién reportarlo. La desorganización en la empresa merece, por sí misma, varios posts específicos; pero sin duda que este mal endémico de muchas de nuestras empresas condiciona, sensiblemente, las inmensas pérdidas de tiempo de trabajadores y directivos. Hay estudios que muestran que los trabajadores pierden, por culpa de la desorganización en su empresa, una media de una hora de productividad diaria: ¿a cuánto coste monetario ascendería la factura si, simplemente, multiplicásemos el coste de esa hora de cada trabajador durante un año completo?
DESORGANIZACIÓN PARTICULAR. La simple falta de organización, de orden, de método en el trabajo y puesto de trabajo concreto de cada uno repercuten en una gran pérdida de tiempo. A veces, recomendaciones tan simples como las siguientes, contribuyen a que podamos optimizar mejor el tiempo del que disponemos: manteniendo a mano y en lugares concretos los elementos que vamos a necesitar, ordenando nuestro lugar de trabajo, asegurándonos de que contamos con los materiales y la información necesaria antes de comenzar la tarea que vamos a acometer, manteniendo un planificador de actividades por días…
DEFICIENTE DISTRIBUCIÓN FÍSICA. En ocasiones, algo tan simple como el no disponer de un fácil y rápido acceso a elementos de uso habitual ocasiona una ingente pérdida de tiempo. Ejemplos habituales son: escanear un documento, conseguir papelería de empresa, etc.
ACT ITUDES NEGATIVAS. Este tipo de actitudes hacen que las personas estén más pendientes de los problemas (reales, ficticios, personales, profesionales; del tipo que sea) y no de las soluciones que puedan solucionarlos. Además, cuando unos tienen esta actitud, no sólo ellos son perjudicados, sino que al compartir sus preocupaciones y quejas con otros compañeros, también aquéllos verán como su valioso tiempo será afectado.
GENTE NEGATIVA. Rodearnos de gente negativa hace que tengamos que dedicar tiempo a escucharles sin obtener nada positivo o aprovechable de ellos. Resulta obvio que evitar interaccionar con este tipo de personas ayuda a minimizar las pérdidas de tiempo improductivo.
El tiempo perdido es irremplazable; ya sea en lo personal, como en lo profesional. Miremos a nuestro alrededor e intentemos hacer de nuestro tiempo algo valioso y productivo para nosotros mismos, los que nos rodean y para las organizaciones a las que tanto tiempo de nuestra vida dedicamos.
